最近はメールで請求書をやり取りすることも珍しくなくなりました。紙の請求書に印鑑というスタイルしか知らない人は、新しい方法に戸惑うことも多いでしょう。そこで今回は、請求書をメールで送る方法や、メールを送るときの文例を紹介します。, 記事に記載されている内容は2018年08月03日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。, また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。, まずは、具体的にどんな方法で請求書が送ることができるのか見ていきましょう。メールで請求書を送るには、大きく分けて、メールに直接添付する方法と、ダウンロード先をのリンクを案内する方法の二つがあります。, 一つ目の方法は、直接メールに添付して送るやり方です。添付ファイルはPDF形式が一般的です。ワードやエクセルで請求書を作っている場合もありますが、そのまま送ってしまうと、たとえ故意でなくとも、簡単に内容を変更されてしまう恐れがあります。請求書はPDF化してから添付しましょう。, もう一つは、サーバーに請求書を格納し、メールでダウンロード先のリンクを案内する方法です。直接添付するより誤送信の恐れが少なく、セキュリティ上も安心なため、取り入れる企業が増えてきています。請求を受けた側は、請求書発行の案内を受けたら、メールに記載されたリンク先にアクセスし、PDF化された請求書をダウンロードします。メリットの多いやり方ですが、利用には電子請求書発行のサービスに登録したり、独自のシステムを構築する必要があります。, 次にメールで請求書を送る時の文例をいくつかご紹介します。請求内容の詳細は、請求書を見ればわかるので詳しく書く必要はありません。簡潔でわかりやすく、請求案内のメールであることが相手にきちんと伝わるようにすることがポイントです。なお、請求書を送る際のメールは毎月同じ文でも構いません。ひな形を作っておいて、日付や金額など必要な箇所のみを変更すれば良いようにしておくと手間が省けます。, 請求書をメール添付で送る場合は、本文だけなく必ず添付ファイルを見てもらえるよう、次のような一文を加えましょう。「請求書を添付ファイルにてお送りいたします。」「今月分の請求書を添付してお送りします。」「本メールに請求書を添付しております。」, ビジネスでよく使う言い回しに「ご査収ください」があります。「ご査収」は「よく見て確認して受取る」という意味です。請求書は受取ったら金額や支払期限などに誤りがないか確認するものなので、「ご査収ください」は適切な言い方です。「どうぞご査収くださいませ。」「ご査収のほど、よろしくお願いいたします。」「どうぞご査収願います。」, 件名:「請求書の送付のお知らせ【○○株式会社】」本文:○○株式会社○○部 ○○様いつもお世話になっております。◯◯株式会社の○○です。○○の件について(○○月分の)請求額をご案内いたします。本メール添付にて請求書をお送りしますので、どうぞご査収くださいませ。—————————————————請求番号:○○○○○請求金額:○○○○○円支払期限:20○○年○月○日—————————————————不明点などございましましたら、◯◯までお問い合わせください。何卒よろしくお願い申し上げます。, 紙で請求書を送る時には社印を押するのが一般的ですが、メールで送る時はどうなのでしょうか。ここでは請求書における押印について見ていきます。, まず第一に、請求書への押印は法律で義務付けられているわけではありません。これは紙の請求書でも電子化された請求書でも同じです。法的には押印がない請求書でも有効とみなされます。ではなぜ請求書に押印するかというと、押印することで正式な請求書であることを証明するのが日本の商習慣になっているからです。法律上はOKでも、会社によっては押印のない請求書は受取らないというところもあるので注意が必要です。, 法的に問題ないとは言え、一方的に自分たちにやり方を通すのはビジネス上好ましくありません。請求書に押印が必要かどうかは、取引開始の際にあらかじめ確認しておき、押印が必要なら相手に合わせることも大事です。電子化された請求書には、パソコン上で印鑑が押せる電子印鑑を利用する方法もあります。ただし、これも請求先によって受領できる場合とできない場合があるので、事前に確認しておくことが必要です。, 請求書のメールを受取ったらどのように返信すれば良いでしょうか。ここでは請求書メールの返信方法について見ていきます。, まず、請求書メールへの返信が必要かという点ですが、大量の請求書を発行しているような企業へはいちいち返信しなくても大丈夫です。請求書発行をシステム化して、期日に一括送信している場合もあります。顔の見えない相手なら、支払いだけきちんとしていれば問題ありません。, 請求書の発行元が個人事業主であったり、経理担当者と個別のやり取りがあるなら、請求書受取りましたの確認メールを送る方が丁寧です。内容は「○○のお支払の件、承知いたしました/確かに承りました」など簡単なもので構いません。また、急ぎで請求書を発行してもらったり、訂正などで再発行してもらったりした場合も、内容を確認し、確かに請求書を受取った旨、返信しましょう。, ここでは、請求書が届かない場合の対応について考えます。メールでの請求書の催促はどうすれば良いでしょうか。, 普段メールで請求書のやり取りをしているならメールで催促しましょう。他の支払いにも影響するので、遅いなと思ったら早めの対応が必要です。件名は「請求書の件【○○株式会社】」など、一目でわかるようにします。内容については、行き違いで発行済みということもあるので、相手を責めるような書き方は避け、「○○の件について、貴社から請求書がまだ到着しておりませんが、ご確認いただけますでしょうか」というように柔らかく尋ねましょう。通常ならすぐに返信があるのでそれを待ちます。, メールしても返信がない時は、経理担当者が長期不在だったり、担当が変わって引継ぎができていないなどの可能性もあります。そのままにしておくと、支払いに影響が出てしまうので、こういった場合は電話するのが必須です。電話する場合も、相手方の事情も考慮し、まずは一方的に責めるような言い方は避けておきます。ただし、あまり誠意が見られず、繰り返し発行忘れなどあるようなら、「次回からは○日までにお送りください」と伝え、上司や営業担当者にも報告しましょう。, 請求書の送り間違いは時として大きな問題につながります。間違いに気付かず支払いまで進んでしまうと、返金や相殺という手間が生じ、社内はもとより相手にも迷惑がかかりますので、慎重に確認の上送信することが大切です。, 間違いがないよう請求するのが第一ですが、もし間違った請求書を送ってしまったら、とにかく迅速な対応が必要です。自分で気付いたら場合はすぐに連絡しましょう。可能ならメールの前に電話をした方が確実で誠意が伝わります。相手から指摘された場合も同様です。お詫びの上、即座に対応しましょう。もちろん、相手の勘違いということもあるので、内容の確認は必要です。間違っていることが確認できたら、訂正した請求書を送付し、間違った請求書は破棄してもらうよう依頼します。, 件名:請求書誤記のお詫び【○○株式会社】本文:○○株式会社 ○○部 ○○様いつもお世話になっております。◯◯株式会社の○○です。この度は、先にお送りした請求書に誤記があり、誠に申し訳ございません。お調べしたところ、当方担当の入力ミスであることが判明いたしました。○○様には大変ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。つきましては、訂正した請求書を添付の上お送りしますので、ご確認くださいませ。お手数ではございますが、誤記がありました請求書番号○○につきましては、破棄くださいますようお願い申し上げます。次からはこのようなことがないよう細心の注意を払って対応いたしますので、ご容赦いただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。, 件名:請求書誤送信のお詫び【○○株式会社】本文:○○株式会社 ○○部 ○○様いつもお世話になっております。◯◯株式会社の○○です。先ほどお送りいたしました請求案内のメールでございますが、宛先入力のミスで、誤って〇〇様にお送りしてしまいました。当方の不手際により、誤ってメールを送信しましたこと、お詫び申し上げます。つきましては、大変恐縮ではございますが、下記のメールを開封せずに削除いただけますでしょうか。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。—————————————————送信時:日時差出人:〇〇〇〇件 名:請求書の送付のお知らせ【○○株式会社】—————————————————今後は同様の問題が起きないよう、社内のチェックを強化してまいりますので、何卒ご容赦いただいただければ幸いです。今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。, 便利でコスト面でも有利なメールでの請求書送付ですが、まだまだ紙の請求書が一般的ということは、メールで請求書を送られると迷惑な理由もあるのでしょうか。ここでは受取る側の立場から考えてみましょう。, メールで請求書を送ることが迷惑かどうかは、相手がこれまでの商習慣をどう捉えているかによって決まります。日本ではこれまで長い間紙の請求書が一般的でしたので、「今はメール添付でもいいんです」と言っても、簡単に納得してもらえる相手ばかりではありません。また、請求書の用紙や書式を、独自のものに指定される場合もあります。このような場合もこれまでの商習慣を簡単に変えられない相手の事情があります。取引上の立場にもよりますが、やはりどちらかが歩み寄って、お互いに迷惑にならないやり方を見つけることが必要です。, 今はどこのオフィスでもパソコンとプリンタを揃えているのが一般的ですが、それが当たり前と考えているとトラブルになる可能性があります。個人事業主や零細企業では、ITに詳しい人が不在で、パソコンやメールを使いこなせていない例も見られます。また、IT環境が整っていても、紙やインク代の節約のためプリンタを極力使わない会社もあります。そういった相手だと、自分のところで請求書を印刷しなくてはいけないのは迷惑だと思われるでしょう。支払いに影響が出るようなら、相手によっては請求書を郵送した方が無難です。, いかがでしたか。企業や団体の体質によっては、紙の請求書に印鑑というこれまでの商習慣を変えるのはなかなか難しいでしょうが、それも時代と共に変わっていくことが予想されます。最近は請求書だけでなく色々なものがペーパーレス化してきています。これからのビジネス社会に生き残るには、経理業務が混乱しない範囲で、時代の流れに対応していくことも大切なのではないでしょうか。, ドライバーへの転職をお考えの方は、好条件求人が多いドライバー専門の転職サービス『はこジョブ』へ!, 稼げないタクシー運転手には特徴があります。効率よく車を回したり、顧客の立場に立った接客ができなければ稼げるタクシードライバーになることができません。また、自分の普段の作業を振り返ることで稼げない原因を突き止めることができます。, バッテリーは、電気を蓄えるもので中にはバッテリー液と言う液体が入っています。バッテリー液は、自然と少なくなってしまい最後には性能を発揮することができなくなります。また、バッテリー液が無くなってしまうと火災などの原因となりますので注意が必要です。, ドライバーの身だしなみについて解説しています。ドライバーが気を付けるべき身だしなみのポイントや身だしなみ以外に気を付けるべき点についても説明しています。ドライバーのどのような身だしなみや態度がお客様にいい印象を与えることができるのかヒントを得られるでしょう。, エンジンオイルの漏れが気になることはありませんか?こちらでは、エンジンオイルの漏れによる影響を7つご紹介していきます。エンジンオイル漏れの対処法や費用が気になるという方は、ぜひご覧ください。車のオイル漏れについて理解を深めてみましょう。, キャッシュレスで便利なタクシーチケットはお客様の交通費などに使われるイメージですが、個人で利用可能です。個人で利用すると交通の管理などに便利です。今回はタクシーチケットの購入方法や購入の際の注意点についてご紹介します。タクシーチケット購入の参考にしてください, 車が好きで運転が得意で地理にも詳しい人なら、希望する職種に「運転手」を思い浮かべるでしょう。ただし「運転手」といってもその種類はさまざまです。ここでは「役員運転手」という職種に焦点を当て、役員運転手を目指す人に必要な資質や心得について考えていきましょう。. ・サポート & アドバイス 仮にメールの内容が請求書や支払明細の代わりになるだけの内容だったとしても、絶対にそのメールを消去せずメーラーに残しておいて下さい。, 何故なら・・

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